В каких случаях необходимо составлять письмо-подтверждение?

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

В каких случаях необходимо составлять письмо-подтверждение?

Среди огромного количества вариантов деловой переписки особого внимания заслуживает письмо-подтверждение. Что же это такое и в каких случаях следует составлять подобный документ?

Основная цель

Деловая этика всегда предусматривает взаимное уважение между сторонами. Это обязательное условие для нормального ведения дел. Без него невозможно себе представить любое длительное и плодотворное сотрудничество. Письмо-подтверждение иногда бывает просто необходимо.

Само по себе оно не настолько важно. Это лишь жест вежливости. Он дает понять, что то, о чем договаривались накануне партнеры, произошло. То есть письмо-подтверждение констатирует свершение какого-то факта или действия. В этом случае есть два варианта:

  1. Подтверждение получения товаров, писем или иных документов, которые отправлены по предварительному запросу. Здесь одна из сторон ставит в известность другую о том, что действие выполнено.
  2. Подтверждение согласия с чем-то конкретным (ценой или количеством товара, датой предстоящих переговоров, условиями отправки грузов и другие). Тут компаньоны высказывают свое одобрение относительно отдельных моментов договоренности.

Отсюда понятно, что письмо-подтверждение – это необязательный документ. Но его отправка лишний раз показывает партнеру, с каким вниманием и уважением к нему относятся.

Правила написания

Чтобы разобраться, как написать письмо-подтверждение, надо знать основные правила оформления деловых бумаг. Не стоит браться за работу, пока не будет до конца ясен смысл такого обращения. По сути, здесь нет ничего сложного.

Подобное письмо, как и вся остальная деловая корреспонденция, должно состоять из трех частей: заголовка, текста и заключения. Каждая из них несет свою смысловую нагрузку:

  1. Заголовок в первую очередь содержит в себе реквизиты в виде даты отправления и исходящего регистрационного номера.
  2. Содержание обычно делится на две части: введение и основной текст. Такое письмо, как правило, начинается с обращения к адресату. Это обычные правила хорошего тона. В большинстве случаев его пишут на имя руководителя компании-партнера, но иногда целесообразно адресовать такую служебную бумагу специалисту, который непосредственно занимается решением данного вопроса. Например, подтверждение заказа на выполнение работ можно отправить коммерческому директору или заместителю по производству.
  3. В заключении принято выражать благодарность. Можно также добавить несколько слов о желании продолжать сотрудничество.
Читайте также:  Отсрочка отбывания наказания для мужчин и женщин

Подобные сообщения позволяют партнерам быть уверенными друг в друге.

Составление письма

Некоторые путают такой документ с извещением. Но между этими двумя письмами есть огромная разница. Один из них просто сообщает о каком-то факте или событии, а другой подтверждает совершение конкретного действия на основании предварительной договоренности. Чтобы не допускать ошибок, необходимо знать, как должно выглядеть письмо-подтверждение. Образец можно составить самостоятельно, так как специально утвержденного бланка такого делового письма не существует.

Оформлять его следует на фирменном бланке организации-отправителя. Если у предприятия нет такового, то можно использовать угловой штамп. Информацию надо размещать последовательно:

  1. Сначала в левом углу в специальных графах указать номер и дату в соответствии с записью в регистрационном журнале.
  2. Затем справа указать полные реквизиты адресата (наименование компании и адрес, должность и Ф. И. О. получателя).
  3. Чуть ниже пишется ключевая фраза, в которой содержится суть данного послания.
  4. Основная часть начинается с обращения к адресату. Лучше это делать по имени и отчеству, а в самом начале добавить слово «уважаемый».
  5. Далее понятными словами надо сообщить о том, что условия договоренности выполнены.
  6. После этого должны идти слова признательности.
  7. Закончить текст можно фразой «С уважением».

Документ идет за подписью руководителя, которая обязательно должна быть подтверждена печатью организации.

Письмо подтверждение

Письмо-подтверждение составляется для того, чтобы дать согласие относительно любого вопроса и призвать партнера к дальнейшим действиям. Оно оформляется в произвольном виде: готовый образец и правила написания подробно рассмотрены в статье.

Скачать образец письма подтверждения (word)

Скачать пустой бланк письма-подтверждения (word)

Образец и правила написания письма

Единого образца письма подтверждения не существует, поэтому при его составлении ориентируйтесь на особенности своего случая, а также на общепринятые традиции, сложившиеся в практике документооборота. При написании письма обратите внимание на такую инструкцию:

  1. В документе обязательно отразите название, реквизиты, адрес и телефон отправителя, а также ФИО, должность сотрудника, который действует от имени компании (обычно это генеральный директор или его заместитель). Обычно эту информацию указывают в левом верхнем углу.
  2. Пропишите название компании и ФИО директора или другого адресата, на имя которого отправляется подтверждение. Это должен быть конкретный человек, а не вообще организация как юридическое лицо. Эти данные прописывают в правом верхнем углу.
  3. Под описанием отправителя укажите отметку о дате и номере письма, указанных в журнале исходящей корреспонденции. Это дополнительное доказательство того, когда именно был отправлен документ.
  4. Затем идет сам текст; указывать название «письмо-подтверждение» при этом необязательно. Изложение начните с обращения к собеседнику по имени-отчеству, например: «Уважаемый Александр Константинович».
  5. Затем опишите ситуацию – например, о том, что директор компании получил письмо о намерении начать сотрудничество и подтверждает свою заинтересованность в нем.
  6. После этого опишите, что вы ожидаете от партнера – например, получение образца документа, участия в переговорах, перечисления средств, исполнения других обязательств и т.п.
  7. Далее отправитель ставит подпись и расшифровку подписи: фамилия, инициалы.

В подавляющем большинстве случаев весь текст письма умещается буквально в 1-2 абзацах. Поэтому для составления документа достаточно взять 1 страницу А4 или фирменный бланк компании.

Письмо отправляют по электронной почте, по факсу или физически: с курьером, по Почте России или с помощью частной транспортной компании. Во всех случаях лучше запросить подтверждение о получении, т.е. отправить именно заказное письмо.

Зачем пишется письмо подтверждение

Подобное письмо составляется в самых разных случаях; его основная цель – подтвердить партнеру определенный факт:

  • согласие на подписание договора или другого документа;
  • согласие на продолжение переговоров;
  • принятие решения по вопросу;
  • получения писем, товаров, денежных переводов и т.п.

Прямой обязанности его составления нет, поскольку сегодня подтвердить свою позицию можно различными способами коммуникации – по телефону, в скайпе, через аккаунты в соцсетях и т.п. Однако составление письменного подтверждения позволяет:

  1. Подтвердить свои намерения и убедить партнера в принятии решения, подписании документа, продолжении переговоров и т.п. Письменный документ в отличие от устного подтверждения имеет большую убедительность.
  2. Доказать факт проведения переговоров, попытку урегулировать разногласия в досудебном порядке. Такое письмо можно использовать в качестве дополнительного доказательства во время судебного разбирательства.

Таким образом, письмо-подтверждение обычно направляют крупному, важному партнеру, а также потенциальному клиенту, который только начинает сотрудничать с компанией.

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Читайте также:  Контракт форвардный: общая характеристика

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

Читайте также:  Концепция интернет-магазина и стратегии продвижения

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

В каких случаях необходимо составлять письмо-подтверждение?

Среди огромного количества вариантов деловой переписки особого внимания заслуживает письмо-подтверждение. Что же это такое и в каких случаях следует составлять подобный документ?

Деловая этика всегда предусматривает взаимное уважение между сторонами. Это обязательное условие для нормального ведения дел. Без него невозможно себе представить любое длительное и плодотворное сотрудничество. Письмо-подтверждение иногда бывает просто необходимо.

Само по себе оно не настолько важно. Это лишь жест вежливости. Он дает понять, что то, о чем договаривались накануне партнеры, произошло. То есть письмо-подтверждение констатирует свершение какого-то факта или действия. В этом случае есть два варианта:

  1. Подтверждение получения товаров, писем или иных документов, которые отправлены по предварительному запросу. Здесь одна из сторон ставит в известность другую о том, что действие выполнено.
  2. Подтверждение согласия с чем-то конкретным (ценой или количеством товара, датой предстоящих переговоров, условиями отправки грузов и другие). Тут компаньоны высказывают свое одобрение относительно отдельных моментов договоренности.

Отсюда понятно, что письмо-подтверждение — это необязательный документ. Но его отправка лишний раз показывает партнеру, с каким вниманием и уважением к нему относятся.

Чтобы разобраться, как написать письмо-подтверждение, надо знать основные правила оформления деловых бумаг. Не стоит браться за работу, пока не будет до конца ясен смысл такого обращения. По сути, здесь нет ничего сложного.

Подобное письмо, как и вся остальная деловая корреспонденция, должно состоять из трех частей: заголовка, текста и заключения. Каждая из них несет свою смысловую нагрузку:

  1. Заголовок в первую очередь содержит в себе реквизиты в виде даты отправления и исходящего регистрационного номера.
  2. Содержание обычно делится на две части: введение и основной текст. Такое письмо, как правило, начинается с обращения к адресату. Это обычные правила хорошего тона. В большинстве случаев его пишут на имя руководителя компании-партнера, но иногда целесообразно адресовать такую служебную бумагу специалисту, который непосредственно занимается решением данного вопроса. Например, подтверждение заказа на выполнение работ можно отправить коммерческому директору или заместителю по производству.
  3. В заключении принято выражать благодарность. Можно также добавить несколько слов о желании продолжать сотрудничество.

Подобные сообщения позволяют партнерам быть уверенными друг в друге.

Некоторые путают такой документ с извещением. Но между этими двумя письмами есть огромная разница. Один из них просто сообщает о каком-то факте или событии, а другой подтверждает совершение конкретного действия на основании предварительной договоренности. Чтобы не допускать ошибок, необходимо знать, как должно выглядеть письмо-подтверждение. Образец можно составить самостоятельно, так как специально утвержденного бланка такого делового письма не существует.

Оформлять его следует на фирменном бланке организации-отправителя. Если у предприятия нет такового, то можно использовать угловой штамп. Информацию надо размещать последовательно:

  1. Сначала в левом углу в специальных графах указать номер и дату в соответствии с записью в регистрационном журнале.
  2. Затем справа указать полные реквизиты адресата (наименование компании и адрес, должность и Ф. И. О. получателя).
  3. Чуть ниже пишется ключевая фраза, в которой содержится суть данного послания.
  4. Основная часть начинается с обращения к адресату. Лучше это делать по имени и отчеству, а в самом начале добавить слово «уважаемый».
  5. Далее понятными словами надо сообщить о том, что условия договоренности выполнены.
  6. После этого должны идти слова признательности.
  7. Закончить текст можно фразой «С уважением».

Документ идет за подписью руководителя, которая обязательно должна быть подтверждена печатью организации.

ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ (ОБРАЗЕЦ).

Письмо-подтверждение (образец ниже) – это некоммерческое деловое письмо, которое является одной из разновидностей информационных писем. Его составляют, чтобы подтвердить получение информации, материалов, документации, достигнутые ранее договоренности и другое.

Письмо-подтверждение является знаком внимания и уважения к получателю и играет роль поддержания деловых отношений. Так как позволяет разрешить или урегулировать какой-то вопрос или укрепить взаимовыгодные отношения с адресатом письма.

Такое письмо может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Обычно его пишут на письменный или устный запрос КОНТРАГЕНТА, КОТОРОМУ ВЫ ОТВЕЧАЕТЕ.

ПОВОДЫ НАПИСАНИЯ ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ.

Существует множество поводов для написания писем подтверждений. Наиболее распространенными причинами составления подтверждений являются:

  • письмо подтверждение адреса;
  • письмо подтверждение бронирования;
  • письмо подтверждение оплаты;
  • письмо подтверждение банка;
  • письмоподтверждениепоставки;
  • письмо подтверждение встречи;
  • письмо подтверждение участия;
  • письмо подтверждение заказа;
  • подтверждение платежа письмо;
  • письмо о подтверждении стажа и другие.

ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ

Так как письмо подтверждение является деловым письмом, то на нем не ставится название его вида. Нельзя указывать в этом письме его наименование типа «Письмо подтверждение». Это некорректно.

Письмо-подтверждение составляется на фирменном бланке организации в соответствии с действующим законодательством вашей страны.

КАК НАПИСАТЬ ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ. ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОБРАЗЕЦ.

Если вы задаетесь вопросом, как написать письмо подтверждение, то в таком письме важно указать предмет подтверждения. То есть если вы подтверждаете предварительную договоренность, тогда в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если вы подтверждаете получение документов – необходимо назвать их и т.д.

Слова и фразы, встречающиеся в письмах подтверждениях: Подтверждаем …, АО «Т» подтверждает …, Подтверждаем получение документов …, Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …, Подтверждаем получение Вашего письма от …, АО «Банк С» подтверждает свой запрос о…, Сообщаем Вам о подтвержднии оплаты за услуги…, Претензий не имеем и т.п.

ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОБРАЗЕЦ.

Письмо подтверждение юридического адреса

Уважаемый Имя Отчество,

АО «LINGUA» подтверждает свой юридический адрес: г. Уральск ул. Чапаева 10/1.

Письмо подтверждение бронирования

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за решение разместиться в нашем отеле.

Согласно Вашей Заявки от 12.04.2018 г. подтверждаем бронирование гостиницы «Палас» для господина Осипова С.Е. Подробная информация о деталях бронирования прилагается к данному письму.

с уважением, Отдел бронирования

Письмо подтверждение поставки

Уважаемый Имя Отчество,

АО «LINGUA» подтверждает получение запрошенного нами товара в необходимом количестве и благодарит Вас за быстрое выполнение заказа.

Письмо подтверждение оплаты

Уважаемый Имя Отчество,

АО «М» сообщает Вам о подтверждении оплаты за услуги корпоративной связи.

Благодарим Вас за сотрудничество и доверие к нашей компании.


Ссылка на основную публикацию