Как составляется протокол общего собрания: образец

Протокол собрания учредителей

Документ под названием «Протокол собрания учредителей» – один из важнейших в пакете документации, сопровождающем текущую деятельность предприятий и организаций, находящихся в организационно-правовом статусе ЗАО, ОАО, ООО или ПАО.

К составлению протокола нужно относиться в высшей степени внимательно, поскольку он относится к категории значимых документов, способных влиять на деятельность фирмы.

Необходимо учитывать и тот факт, что в случае спорных и конфликтных ситуаций, данный документ может быть оспорен в суде.

Зачем нужен протокол собрания учредителей

Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.

Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:

  1. первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),
  2. вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).

Что делать если кто-то из участников собрания учредителей голосует «против»

Обычно учредители компаний сходятся во мнениях, но, как в любом правиле, здесь есть свои исключения, и иногда кто-то бывает против большинства. В этом случае, мнение участника следует занести в документ с обоснованием и приложением документов (если таковые были предоставлены). В дальнейшем данный учредитель в течение двух месяцев может обжаловать решение собрания в судебном порядке.

Если же в суд надумает обратиться участник собрания, проголосовавший «за» решение какого-либо вопроса в установленном общим собранием порядке, и это было зафиксировано в протоколе должным образом, то его шансы на успешное завершение судебного разбирательства будет крайне невелики, поэтому в таких случаях, лучше попытаться договориться с соучредителями мирным путем.

Порядок проведения собрания учредителей

Как было сказано выше, поводом для собрания учредителей могут послужить самые разные обстоятельства. Порядок действия здесь такой:

    сначала общим голосованием назначается председатель собрания и секретарь (правда, данная процедура не носит обязательный характер, поскольку довольно часто в составе учредителей Общества всего два участника).

При этом, если председателем собрания должен являться обязательно один из учредителей организации, то секретарем может быть абсолютно любой сотрудник предприятия.

Функция секретаря – протоколирование действий собравшихся и внесение всех необходимых записей в документ, а также обеспечения участников нужным количеством копий.

В некоторых случаях собрание утверждает схему голосования, которое может проходить путем простого поднятия рук или же протоколированием мнений.

Затем, на повестку дня выносятся проблемы и задачи, по которым требуется принять какое-то решение.

На собрании может обсуждаться как один вопрос, так и сразу несколько. Все они обязательно должны быть вписаны в протокол.

  • После того, как участники вынесут вердикт, он также заносится в документ.
  • В завершение протокол подписывается всеми собравшимися, включая секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все сведения в него внесены верно.
  • Правила написания и оформления документа

    Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

    • о компании,
    • дате составления,
    • участниках собрания,
    • теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
    • и решении.

    Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

    Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

    После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

    Пример составления протокола

    Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы.

    Вначале бланка пишется

    • наименование компании (в полном соответствии с учредительными документами),
    • населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие
    • и дата собрания.

    Строкой ниже вписывается номер протокола (по внутреннему документообороту организации).

    Далее идет описательная часть:

    1. по порядку перечисляются участники (вписывается фамилия, имя, отчество полностью и размер доли в уставном капитале),
    2. назначается председатель и секретарь (при необходимости),
    3. указываются вопросы, стоящие на повестке дня (отдельными пунктами),
    4. вписывается решение (также отдельными пунктами по каждому вопросу).

    Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении. В завершение протокол обязательно должен быть подписан всеми участниками собрания, включая секретаря (если таковой имел место быть).

    Протокол

    • История делопроизводства
    • Инструкция по делопроизводству
    • Должностная инструкция
    • Адресат и адресование документа
    • Согласование документа
    • Подпись
    • Печать
    • Отметки на документе

    Протокол

    Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

    Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

    Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

    Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

    Протокол оформляется на общем бланке.

    Содержание протокола

    Заголовок, дата и номер протокола

    Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

    Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

    Например: 21 — 24.07.2009.

    Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

    Текст протокола включает следующие части:

    Вводная часть

    Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

    Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

    Во вводной части протокола указывается повестка дня.

    Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

    По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

    Основная часть

    В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

    Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

    Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 1).

    Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 2).

    Рис. 1. Пример оформления краткого протокола

    Рис. 2. Пример оформления полного протокола

    При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

    Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

    В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

    В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

    В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

    В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

    Читайте также:  Общие требования к планировке участков и строительству: образец

    Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

    Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

    Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

    В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

    Выписка из протокола

    Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3).

    Рис. 3. Пример оформления выписки из протокола

    Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

    Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

    Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

    Протокол общего собрания (образец). Как составляется протокол общего собрания?

    Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами. В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.

    Вопросы, решаемые на основании протокола общего собрания

    Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.

    В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.

    Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ. Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.

    Законодательные требования к оформлению

    Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:

    • Дата и место проведения собрания.
    • Число голосов, которыми владеют участники.
    • Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
    • Фамилия и имя председателя собрания.
    • Состав президиума.
    • Повестка дня.

    Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены.

    Цель составления протокола

    Протокол общего собрания – это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально. Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

    Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.

    Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.

    Важная процедура

    Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:

    • Определение и подготовка повестки дня.
    • Составление и подготовка необходимой документации.
    • Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
    • Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.

    Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых голосов для принятия юридически законного решения.

    Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений. Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на голосование или обсуждение. Это доклады, проекты, справки, использовавшиеся в общем заседании.

    Правила оформления

    Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.

    По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения. Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.

    Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.

    Содержание протокола. Данные организации

    Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы (ООО, АО и прочее). При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.

    Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности. Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.

    Данные о собрании

    В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания. В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.д. Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год.

    Формы собраний

    Форма проведения собрания может определяться как:

    • Личное присутствие уполномоченных представителей или участников-акционеров.
    • Заочная форма путем сбора документации, отправленной ранее для выяснения мнений по вопросам голосования.

    Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.

    Основная часть протокола

    Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

    Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола “Присутствовали”. Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.

    Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.

    При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

    • Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
    • Количество голосов, принявших участие.
    • Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
    • Формулировка принятых решений.

    Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.

    Заключительная часть

    После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания. Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания.

    Особые протоколы и собрания

    Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества. Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов. На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет.

    Читайте также:  Как написать ходатайство?

    При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету голосов. В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем голосования из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков. Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников.

    Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы. Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.

    Образец протокола общего собрания работников

    Отзывов:10Просмотров:92692
    Голосов:4Обновлено:28.11.2016

    Информация к документу

    Составление протокола общего собрания производиться на основании Трудового Кодекса РФ, а именно раздела 2 ч. 2 Социальное партнёрство в сфере труда ТК РФ.

    Особенности составления документа

    Особенности протокола

    Общее собрание работников созывается только для принятия важного решения, с целью разрешить имеющиеся разногласия, либо принудить работодателя к исполнению нормативных актов принятых на предприятии.

    Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия. Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов – ст. 399 ТК РФ.

    Требования могут быть выдвинуты только работниками или их представителями – ст. 29, 31 ТК РФ.

    За работодателем закрепляется обязанность предоставить работникам помещение для проведения общего собрания, кроме того работодатель не вправе препятствовать проведению общего собрания работников.

    Важно! Препятствие в проведении собрания работников, в том числе не предоставление помещения для проведения собрания наказывается штрафом или дисциплинарным взысканием – ст. 416 ТК РФ.

    Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров – ст. 37 ТК РФ.

    Международной организацией труда была принята специальная рекомендация МОТ №129, согласно которой организация должна предоставлять своим сотрудникам следующую информацию:

    • Общие условия труда,
    • Условия приёма на работу, увольнения и перевода,
    • Перспективы обучения и продвижения по службе,
    • Правила техники безопасности,
    • Социальное обеспечение сотрудников,
    • Социально-бытовое обслуживание сотрудников и др.

    Участники переговоров обязаны соблюдать соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны. Более того ст. 183, 283 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны.

    Содержание протокола

    Протокол общего собрания работников по сути является обычным протоколом и обязан содержать следующие сведения:

    • Дату, место и время его составления.
    • Общее число работников предприятия и фамилии присутствующих, в том числе и для определения присутствия необходимо количества участников общего собрания.
    • Краткие сведения об избрании председателя собрания и секретаря.
    • Повестка дня и её утверждение.
    • Тема собрания, либо её краткое содержание, если она оформлена отдельным документом, в последнем случае копия документа должна быть приложена к протоколу.
    • Решение общего собрания, а также количество проголосовавших «за» и «против» принятого решения. При решении нескольких вопросов решение по каждому из выдвинутых вопросов рассматриваются отдельно, и результаты голосования также фиксируются для каждого принятого решения отдельно.
    • Подпись секретаря и председателя собрания.

    Согласно ст. 37 ТК РФ единый представительный орган, созданный первичными профсоюзными организациями предприятия, имеет право направить работодателю, или его представителю предложение о начале коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора от имени всех работников.

    Согласно ст. 399 ТК РФ Требования, или их копии могут быть направлены в соответствующий государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров. В этом случае государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров обязан проверить получение требований или их копий другой стороной коллективного трудового спора.

    Заполненный образец документа

    Общество с ограниченной ответственностью «Баромир»

    Общие правила составления и оформления протокола

    • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

    Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

    Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

    Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

    Обязательному протоколированию подлежат:

    • заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
    • разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

    Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

    Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

    Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

    В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

    В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

    Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

    По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

    Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

    Классификация протоколов

    Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

    Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

    Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

    Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

    Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

    Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

    Формуляр протокола

    Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

    Читайте также:  Справка о состоянии здоровья по форме 086/у: как получить

    Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

    В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

    • полное наименование организации или предприятия;
    • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
    • дата;
    • индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
    • место составления;
    • заголовок;
    • текст;
    • подписи.

    Дополнительными реквизитами протокола являются:

    • наименование структурного подразделения;
    • гриф утверждения;
    • отметка о наличии приложений;
    • место (помещение, офис) и время проведения заседания;
    • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
    • дата подписания протокола;
    • способ голосования (открытое, тайное, заочное).

    Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

    Заголовочная часть протокола

    Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

    Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

    Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

    Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

    Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

    Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

    Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

    Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.

    Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

    • кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
    • кто вёл протокол;
    • кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
    • кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
    • какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

    Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

    На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

    к протоколу конференции

    трудового коллектива КГПУ

    присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ

    23.03.2004№/№Ф.И.О.Структурное подразделение, должностьЛичная подпись работника1.2.3.4

    Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

    Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

    Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.

    Повестка дня:

    1. О выполнении коллективного договора за 2013 год. Доклад ректора Н.И. Петрова

    2. О внесении изменений в Устав. Сообщение проректора Т.И. Тихонова.

    Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили). Эти слова печатают прописными буквами.

    Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:

    ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались

    Например: форма полного протокола

    Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

    Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

    Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на архивное хранение.

    По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

    1. Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
    2. Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
    3. Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
    4. Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

    Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

    Например: форма краткого протокола

    Пример краткого протокола

    ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

    Красноярская краевая организация

    Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

    660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

    ПРОТОКОЛ

    заседания президиума профсоюзного комитета

    28 октября 2013 №14

    Председатель: Белова Е.Н.

    Секретарь: Моисеева В.Н.

    Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

    Повестка дня:

    1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

    Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

    Постановили:

    1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года принять к сведению.

    1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

    Голосование: единогласно

    2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

    Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

    Постановили:

    2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

    2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

    ответственная Моисеева В.Н.

    2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

    ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

    Голосование: единогласно

    Председатель Белова Е.Н. Белова

    Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

    Пример сокращённого протокола

    ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

    Красноярская краевая организация

    Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

    660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

    ПРОТОКОЛ

    заседания президиума профсоюзного комитета

    28 октября 2013 г. № 14

    Председатель: Белова Е.Н.

    Секретарь: Моисеева В.Н.

    Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

    Повестка дня:

    1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

    Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

    Постановили:

    1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года.

    1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

    Голосование: единогласно

    2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

    Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

    Постановили:

    2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

    2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах

    ответственная Моисеева В.Н.

    2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

    ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

    Голосование: единогласно

    Председатель Белова Е.Н. Белова

    Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

    В практике часто оформляем выписки из протоколов. Выписка из протокола копирует части текста подлинного протокола. Поэтому содержит все реквизиты заголовочной части протокола и отдельные реквизиты основной части текста протокола: «Слушали» — «Постановили» — «Голосование». Выписку из протокола подписывает секретарь, он составляет завершительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

    ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

    Красноярская краевая организация

    Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

    660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

    ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА

    заседания президиума профсоюзного комитета

    28 октября 2013 г. № 14

    Председатель: Белова Е.Н.

    Секретарь: Моисеева В.Н.

    Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

    Повестка дня:

    2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

    2.Слушали: Моисееву в.н.

    Выступили: Арнольд Е.В., Белова Е.Н.

    Постановили:

    2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе профорганизации.

    2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

    ответственная Моисеева В.Н.

    2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

    ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

    Голосование: единогласно

    Председатель Белова Е.Н. Белова

    Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

    Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

    Ссылка на основную публикацию