Авансовый отчет по командировке: образец составления, проводки

Проводки по авансовым отчетам сотрудников

В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет. Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.

Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

  • проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
  • проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
  • расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
  • оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Основные проводки по авансовым отчетам сотрудников

Для операций по расчету с подотчетными лицами используют счет 71. Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71.

Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете? Рассмотрим типовые проводки на примерах.

Расходы на хозяйственные нужды

Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб., НДС 954 руб. для покупки бумаги для предприятия. Фактически на бумагу было потрачено 7315 руб., НДС 1116 руб., о чем и был предоставлен авансовый отчет.

Бухгалтер ООО «Престиж» оформит данную операцию в проводках таким образом:

ДтКтОписаниеСуммаДокумент
7150/1Симоновым получен аванс на командировку в г. Екатеринбург27 500 руб.приказ на командировку, заявление Симонова В.П.
1971Учтен НДС2978 руб.авансовый отчет Симонова В.П.
68 НДС19Вычет НДС2978 руб.авансовый отчет Симонова В.П.
1071Учтены расходы по командировке25 050 руб.авансовый отчет Симонова В.П.
50/171Возврат неиспользованных средств в кассу ООО «Глобал»2450 руб.приходный кассовый ордер

Расчеты с подотчетными лицами являются достаточно распространенными операциями. трудно найди бухгалтера, который хотя бы раз не столкнулся с выдачей средств сотруднику или с авансовым отчетом. Главное, о чем стоит помнить в данном случае — внимательность и скрупулезность при проверке документов, подтверждающих факт и сумму понесенных расходов работником.

Делопроизводство

Заполняем авансовый отчет по командировке

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2020?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Имеет ли работник право отказаться от командировки? Смотрите здесь.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2020:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

  • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
  • Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
  • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
  • Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
  • Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

  • Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
  • Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
  • Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.
Читайте также:  Отпуск без сохранения заработной платы: право или обязанность работодателя

Проводки

Далее будут использованы счета:

  • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
  • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 51 – «расчетный счет»;
  • 50 – «касса»;
  • 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

  • При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
  • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
  • Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
  • При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
  • В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Может ли аванс быть больше зарплаты? Узнайте тут.

Как оформить приказ о приеме на работу? Информация — здесь.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

  • Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
    • Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Авансовый отчет по командировке: образец составления, проводки

Служебные поездки представлены командировками, во время которых работники предприятия решают важные вопросы для организации. Поездки могут быть в пределах России или по другим странам. Они оплачиваются средствами работодателя, для чего работником составляется авансовый отчет по командировке. В этот документ включаются сведения о том, сколько денежных средств было потрачено на поездку. На основании этого отчета бухгалтер должен перечислить сотруднику нужную сумму средств, покрывающую понесенные им расходы.

Понятие документа

По командировкам авансовый отчет в 2017 году составлялся по форме АО-1. В 2018 году форма этого документа осталась неизменной. Данный документ утвержден органами статистики, но каждая компания имеет возможность внести в этот отчет какие-либо дополнения.

Можно не только добавлять новые графы, но и исключать некоторые строки, которые считаются лишними. Авансовый отчет по командировке представлен первичным учетным документом. Он выступает подтверждением того, что средства, выданные работнику на поездку, были направлены на те или иные цели.

Нюансы составления

Составить авансовый отчет по командировке достаточно просто. Данный процесс выполняется подотчетным лицом или представленным работником, который получил от руководителя компании определенную сумму денег на поездку. Чтобы убедиться, что данные средства действительно были использованы во время командировки, составляется отчет, передающийся бухгалтеру компании.

Отчет проверяется главным бухгалтером, после чего передается директору для подписи. Если работник потратил больше средств, чем им было получено до поездки в виде аванса, то он может получить компенсацию. Она выдается в виде наличных средств из кассы организации. Для этого предварительно гражданин получает кассовый расходный ордер, где указывается, на какие цели были потрачены средства.

Какими можно пользоваться бланками?

При составлении авансового отчета работники предприятий могут пользоваться следующими документами:

  • форма АО-1, утвержденная органами статистиками;
  • бланк, специально разработанный конкретной компанией на основании формы АО-1;
  • электронный документ, если в фирме используется электронный документооборот.

Если фирма принимает решение разработать собственный бланк, то важно внести в него некоторые обязательные реквизиты. Если они будут отсутствовать, то это может стать причиной для возникновения определенных проблем с налоговыми инспекторами.

Как оформляется?

Все работники компании, которые отправляются в служебные поездки, должны разбираться в том, как заполнять авансовый отчет по командировке. Именно с помощью этого документа они смогут подтвердить обоснованность и законность понесенных расходов. К правилам оформления относится:

  • бланк отчета выдается сотруднику специалистом бухгалтерского отдела;
  • заполнять документацию можно самостоятельно или с помощью бухгалтера;
  • вносятся данные непосредственно после поездки;
  • некоторые сведения вписываются бухгалтерам фирмы.

К такому отчету работник должен прикладывать другие документы, выступающие подтверждением тех или иных расходов. Они представлены разными чеками, квитанциями или другой платежной документацией.

Образец авансового отчета по командировке можно изучить ниже.

Какие включаются сведения?

Заполнение этого документа осуществляется на основании официальных документов, имеющихся у работника компании, приехавшего из командировки. Если расчеты осуществлялись в наличном виде, то прикладываются к отчету разные платежные документы. Если применялись безналичные расходы, то потребуется выписка из банка.

В документацию включаются следующие сведения:

  • сведения о командируемом гражданине;
  • данные о бухгалтере, который заполняет несколько пунктов данного отчета;
  • наименование организации, в которой трудится гражданин;
  • табельный номер;
  • цель выдачи аванса, представленная хозяйственными или представительскими расходами;
  • сведения о перерасходе или остатке денежных средств;
  • перечисляются документы, подтверждающие затраты гражданина во время нахождения в служебной поездке;
  • общая сумма, потраченная работником компании во время командировки;
  • подпись гражданина.

Бухгалтер после изучения данного отчета ставит на нем свою подпись. Дополнительно им указывается номер и дата формирования отчета. Приводятся расходы, подлежащие учету, а также прописываются номера бухгалтерских счетов. Правильно составленный и проверенный документ передается директору компании для изучения и подписания.

Образец заполнения авансового отчета по командировке находится ниже.

Какие прикладываются документы?

Работник фирмы во время служебной поездки должен сохранять все платежные документы, которые подтверждают те или иные расходы. Они прописываются в отчете во время его заполнения. Данная документация может быть представлена в разных видах. Поэтому к отчету прикладываются следующие бумаги:

  • кассовые чеки, считающиеся наиболее распространенной документацией;
  • бланки строгой отчетности;
  • кассовые ордера;
  • квитанции;
  • накладные;
  • другие платежные документы.

Все эти бумаги должны тщательно проверяться, а также храниться в оптимальных условиях. Если они будут утеряны, то работник не сможет доказать, что он действительно тратил средства, полученные от работодателя, на нужные цели. В этом случае бухгалтерия может отказать в возмещении расходов.

Если тратятся средства в организациях и магазинах, в которых не выдается кассовый чек, то придется запрашивать товарные чеки.

Какие возникают сложности?

В процессе заполнения авансового отчета по командировке могут возникать разные трудности. К ним относится:

  • если человек отправляется в другую страну, то он должен подтверждать расходы платежными документами, полученными от иностранцев, но если он не обладает знаниями иностранного языка, то у него могут отсутствовать разные квитанции и чеки;
  • нередко сразу после такой поездки гражданин отправляется в отпуск, поэтому не успевает составить отчет сразу после приезда, но при этом можно сразу после периода отдыха придется заняться формированием документации;
  • все документы, полученные от иностранцев, придется переводить на русский язык.

От правильности заполнения отчета и подготовки других документов зависит, будут ли правильно возмещены расходы гражданину.

Особенности при поездках за границу

Служебные поездки могут осуществляться не только в пределах России, так как нередко требуется посещать иностранных партнеров, поэтому требуется командировка за границу. Как оформить авансовый отчет в этом случае? Для этого учитываются особенности:

  • вернувшись из поездки, работник должен составить отчет в течение трех рабочих дней;
  • если деньги выдавались в иностранной валюте, то это непременно указывается в документации;
  • сведения о тратах в иностранной валюте должны вноситься без перевода по курсу рубля;
  • если документы, подтверждающие те или иные расходы, составляются на иностранном языке, то придется заняться их построчным переводом на русский язык;
  • процесс перевода может выполняться непосредственным работником компании или сотрудниками специализированных компаний;
  • если билеты на разный транспорт созданы на иностранном языке, то непременно требуется перевод реквизитов, к которым относится Ф.И.О. пассажира, место прибытия, рейс, даты отправки и прибытия, а также стоимость билета;
  • не требуется переводить сведения, не обладающие какой-либо значимостью, например, сюда относятся правила перелета или особенности перевозки багажа;
  • не возникает необходимость в переводе, если у гражданина имеется электронный билет, так как в нем все сведения заполняются на основании требований Единого международного кодификатора;
  • перевод требуется для всех других подтверждающих бумаг, к которым относится счет из гостиницы или чек за аренду машины.
Читайте также:  Что делать, если отпускные не выплачивают вовремя: наказуемо ли это, куда обращаться

Только при учете всех вышеуказанных требований работник фирмы сможет подтвердить целевую трату денег, полученных от работодателя. Если для перевода привлекаются сотрудники специализированных компаний, то затраты на такие услуги причисляются к прочим расходам компании.

Может ли работник после поездки отправиться в отпуск?

Часто служебные командировки длятся достаточно долго, поэтому сразу после такой поездки работник нуждается в отдыхе. Допускается сразу оформлять отпуск после такой поездки. Для этого не требуется приходить на работу и передавать оперативно авансовый отчет по командировке.

Разрешается составить документацию сразу после выхода из отпуска, а не в течение трех дней после возвращения из поездки.

Сроки сдачи документа

Сдается документ в течение трех дней. Отсчет начинается со следующих моментов:

  • возвращение из командировки;
  • выход из отпуска;
  • возвращение с больничного.

Поэтому отсчет в три дня начинается с того момента, когда гражданин возвращается на работу для продолжения трудовой деятельности. Если нарушаются сроки передачи авансового отчета по командировке, то это приводит к тому, что работник не получает от компании денежные средства, покрывающие понесенные им расходы. Дополнительно такая ситуация может стать основанием для привлечения компании к ответственности, если нарушения будут выявлены налоговыми инспекторами.

Какие используются проводки?

Для утверждения правильно заполненного бланка авансового отчета по командировке требуется внести соответствующие данные в бухгалтерский учет. Для этого бухгалтером используются проводки, позволяющие отражать приходные или расходные операции. Расходы проводятся по счету 71.

Если гражданин потратил в поездке больше средств, чем им было получено от работодателя, то он может рассчитывать на компенсацию таких расходов. Для этого он должен подтвердить их официальными документами. Только в этом случае нужные сведения вносятся бухгалтером в учет фирмы.

Заключение

Служебные поездки могут потребоваться любой компании по разным причинам. Они могут осуществляться по России или в другие страны. Работники, отправляющиеся в командировки, могут рассчитывать на получение компенсации своих расходов. Для этого они должны сохранять платежные документы, подтверждающие понесенные траты.

После командировки составляется сотрудником фирмы авансовый отчет. Он содержит сведения обо всех расходах во время поездки. К нему прикладываются другие документы, изучаемые бухгалтером и директором компании. На основании этого отчета вносятся нужные данные в бухгалтерский учет фирмы.

Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?

Командировочные расходы – проводки по ним мы приведем далее в статье – могут рассматриваться по-разному в контексте бухгалтерского и налогового учета. Играет роль содержание поездки по существу, поскольку на этом основании подбираются конкретные проводки для отражения операций в регистрах бухгалтерского учета.

Учет командировок: основные процедуры

Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:

1. Выдача сотруднику авансов и суточных.

Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.

2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.

Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).

3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).

Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.

4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.

Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).

Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.

Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных

Сотрудник перед выездом в командировку получает:

Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.

Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.

Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.

Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

  • Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
  • Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.

Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода

В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).

По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:

1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.

2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.

3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.

Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.

Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.

В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:

  • Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
  • Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.

Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.

В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам – проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов:

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

  • 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
  • 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
  • 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

  • Дт 70 Кт 68;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

  • Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

  • Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
  • Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Зарплата в командировке: проводки

Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).

О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.

Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:

  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
  • Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.
Читайте также:  Декретная ставка и ее особенности

Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

  • Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
  • Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.

Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2017 году».

Итоги

Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.

Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:

Проводки по авансовому отчету по командировке

provodki_po_avansovomu_otchetu_po_komandirovke.jpg

Похожие публикации

Командировка – служебная поездка сотрудника фирмы, основанием для которой служит приказ руководителя. Все производимые им расходы (проезд, проживание, питание) компания берет на себя, выдавая работнику аванс по командировочным тратам. По возвращении, в трехдневный срок он обязан отчитаться о затратах, оформив авансовый отчет и представив его для утверждения главному бухгалтеру. Познакомимся с этапами учета командировочных расходов.

Выдача аванса на командировочные расходы: проводки

Наличие распоряжения о командировке – основание для выдачи авансовой суммы, покрывающей предстоящие траты. Бухгалтер рассчитывает их примерную стоимость и выписывает аванс, оформив его выдачу проводкой:

Д/т 71 К/т 50 (51) на подотчетную сумму.

Этой же записью доначисляют аванс, если командировка обоснованно продлена и выданных средств работнику не хватило. Впрочем, случаи, когда работнику приходится кредитовать компанию, т. е. использовать собственные средства на рабочие нужды, нередки.

Авансовые отчеты в бухгалтерском учете

Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1. Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база. Норматив в день составляет 700 руб. при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных. Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.

Проводки по авансовому отчету по командировке

Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).

Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.

Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.

Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки:

Операции

Д/т

К/т

Утвержден авансовый отчет, проводками списаны затраты по командировке:

– в торговой компании (если целью ее являлось продвижение товара)

– в производственном предприятии (поездки рабочего характера)

– общехозяйственного толка, например почтовые расходы

В поездке приобретены активы или материалы

Из суммы затрат выделен НДС

НДС принят к вычету

Остаток неиспользованных командировочных расходов возвращен в кассу, на расчетный счет или удержан из заплаты по согласию сотрудника

Перерасход средств выплачен сотруднику

Проиллюстрируем учет затрат по командировкам на примерах.

Пример 1:

Сотрудник ООО «Троя» инженер Дерябин А.Ю. в апреле 2019 получил аванс в счет командировки сроком на 5 дней в сумме 160000 руб. для поездки в другой регион. Цель поездки – приобретение оборудования для фильтра на производство. Дерябин А.Ю. вылетел на самолете 15 апреля, а вернулся 19 апреля на транспорте поставщика, сопровождая приобретенное оборудование. 23.04.2019 им предоставлен авансовый отчет, в котором перечислены расходы:

стоимость билетов «туда» – 18 000 руб. (в т.ч. НДС – 3000 руб.);

стоимость номера в отеле – 21 600 руб. (в т.ч. НДС – 3600 руб.) за 3 дня;

суточные – 3500 руб. (700 х 5 дн.);

оплата консультационных услуг производителя оборудования – 15 000 руб.;

приобретение установки – 108 000 руб. (в т.ч. НДС 18000 руб.).

К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т. е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие:

Дата

Операции

Д/т

К/т

Сумма

На карту сотрудника перечислен аванс по командировке

Принят авансовый отчет, проводки утверждения и списания затраты:

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Для чего нужен авансовый отчет за командировку

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Актуальный бланк

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.
  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Скачать заполненный образец

Важное о сроках

Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».

Ответственность

Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

Ссылка на основную публикацию